Übersicht
Einrichtung
Welches Format brauche ich?
Mehr unter Hilfe. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Letzte Rechnungen
Neue Rechnung
Rechnung erfassen
Empfänger
Rechnung
Positionen
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Einzelpreis netto | USt % | Netto |
|---|
Format
Weitere Wege: Excel, Dateien, API
Excel-Vorlage hochladen
Vorlage unter Hilfe herunterladen, ausfüllen, hochladen.
CSV, JSON oder XML mit Zuordnung
Aus Warenwirtschaft oder ERP, auch mehrere Rechnungen je Datei.
Rechnungen
Eingangsrechnungen
E-Rechnung prüfen und lesen
Eine empfangene XRechnung (XML) oder ein ZUGFeRD-PDF hochladen. Die Plattform prüft die Datei wie ein Behördenportal, zeigt den Inhalt lesbar an und erzeugt auf Wunsch ein PDF zum Ablegen. Es wird nichts gespeichert und nichts auf Ihr Kontingent gezählt.
Kunden
Gespeicherte Kunden sind beim Erfassen mit einem Klick eingetragen.
Neuer Kunde
Leistungen
Ihre wiederkehrenden Leistungen und Artikel. Beim Erfassen einer Rechnung genügt die Bezeichnung: Einheit, Preis, Steuersatz und Beschreibung werden übernommen.
Neue Leistung
Einstellungen
Ausgabe
Firmendaten
Erscheinen auf jeder Rechnung. Pflicht: Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Kontakt mit Telefon und E-Mail.
Bankverbindung
Rechnungslayout
E-Mail-Versand
Rechnungen und Zahlungserinnerungen direkt aus dem Portal senden, über Ihren eigenen Postausgang (Microsoft 365, Google, IONOS, Strato …). Kennwort leer lassen, um das gespeicherte zu behalten.
Zugänge
Passwort ändern
Weitere Zugänge
DocuWare
Je Datensatz ausfüllen: Rechnungsnummer, Datum, Belegart (z. B. „380 – Rechnung“ oder „877 – Schlussrechnung“), Käufer mit Straße, PLZ, Ort und Land, mindestens eine Zeile in der Tabelle Positionen. Für Behörden zusätzlich Leitweg-ID und elektronische Adresse. Beträge (Netto, Steuer, Brutto) dürfen leer bleiben, die Plattform rechnet sie aus den Positionen; gefüllt gelten sie als Sollwert und werden geprüft. Dann Statusfeld auf „bereit“ setzen; bei Ablehnung steht der Grund in ERECHNUNG_FEHLER.
Erweitert
Peppol-Versand
Versand über einen Peppol-Anbieter. API-Key leer lassen, um ihn zu behalten.
Hilfe & Vorlagen
E-Rechnung: was gilt für wen?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 dürfen zwischen Unternehmen noch Papier- und einfache PDF-Rechnungen verschickt werden, ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Behörden verlangen die XRechnung bereits seit 2020. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiterhin einfache Rechnungen ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Allgemeine Information nach dem Stand vom September 2026, keine Rechtsberatung. Im Zweifel den Steuerberater fragen.
Wie sende ich die Rechnung an meinen Kunden?
- ZUGFeRD-PDF: wie bisher als PDF-Anhang per E-Mail. Der Empfänger sieht die gewohnte Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die eingebetteten Daten.
- XRechnung (XML): per E-Mail an die Rechnungsadresse der Behörde, über das Rechnungsportal des Bundes oder Landes (ZRE, OZG-RE) oder über Peppol. Die Leitweg-ID nennt Ihnen die Behörde mit dem Auftrag.
- Beides: wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Beides“ und senden das PDF; die XML liegt für Rückfragen bereit.
Vorlagen
Excel-Vorlage · ausfüllen und unter Neue Rechnung hochladen. Ideal, wenn Sie bisher in Excel oder Word geschrieben haben.
CSV-Beispiel · mehrere Rechnungen je Datei (ab Plan Business).
Beispiel-JSON · Format der API.
Zuordnungen
API
Alle Aufrufe mit Header X-Api-Key. Antworten sind JSON, Fehler als application/problem+json.
Endpunkte: POST /invoices, POST /invoices/excel, POST /invoices/file?mapping=…, POST /invoices/docuware, GET /jobs, GET /jobs/{id}, GET /jobs/{id}/files/{art}, GET /render/preview, POST /render/document?kind=quote|proforma, POST /inbound/check, POST /inbound/pdf, POST /jobs/{id}/mail, POST /jobs/{id}/paid, GET /jobs/export.csv, GET /docuware/check.